W związku ze zgłaszanymi do Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej wątpliwościami dotyczącymi kwestii związanych z wyliczeniem terminu składania ofert oraz dokładnym oznaczeniem godzinowego upływu terminu, poniżej przekazujemy stanowisko MFiPR w przedmiotowej sprawie.
Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków nie określają czy termin składania ofert to dni kalendarzowe czy robocze. W związku z tym stosuje się ogólne zapisy kodeksu cywilnego, czyli termin podany w dniach może być liczony nazwą dnia lub datą, i będzie to oznaczało dni kalendarzowe.
Termin liczony w dniach kończy się z upływem ostatniego dnia, czyli o godzinie 24. Dokładne oznaczenie godziny zależy od rozdzielczości skali oraz systemu zaokrąglania liczb zastosowanego miernika czasu. Czas może być określany w rozdzielczości godzin i minut (hh:mm) lub godzin, minut i sekund (hh:mm:ss).
Przy określaniu terminu z oznaczeniem godziny w rozdzielności godzin i minut, godzina wyznaczająca koniec dnia powinna być oznaczona jako 24:00. Upływ dnia oznaczony jako 23:59 nie jest prawidłowy. W dobie cyfryzacji odrzucenie oferty, która wpłynęła do zamawiającego w formie elektronicznej pomiędzy godzinami 23:59 a 24:00 stanowi zasadę naruszenia równego traktowania wykonawców lub uczciwej konkurencji.
Oferta, która wpłynęła ostatniego dnia wyznaczonego do składania ofert do godziny 24:00 włącznie (24:00:00) jest ofertą, która wpłynęła w terminie. Dopiero oferta, która wpłynęła po godzinie 24:00, np. 24:00:00:01, może być uznana za złożoną po terminie. Na określenie godziny wpływ ma również przyjęty sposób zaokrąglania liczb, co ma doniosłe skutki prawne. Zatem ocena, czy oferta wpłynęła po terminie, może zależeć od skali rozdzielczości oraz sytemu zaokrąglania liczb, który charakteryzuje zastosowany miernik czasu.